Terminologiemanagement im Rampenlicht

Die Verbesserung der Qualität der Informationen und der Kommunikation genießt bei vielen Unternehmen hohe Priorität. Eine der Grundlagen für eine effektive Kommunikation ist die Terminologie, die alle Markennamen, technischen Begriffe, Abkürzungen und den Fachjargon eines bestimmten Unternehmens bzw. einer Branche umfasst. Es handelt sich dabei um einen Bereich, der zumeist schlecht definiert und unbenannt ist – und die konkreten Details werden oft im Rahmen des Training-on-the-job erlernt. Ein konkretes Beispiel: ein Restaurantbesitzer wird mit dem Begriff „Menü“ vermutlich etwas ganz anderes assoziieren als ein Webdesigner, und ein Eishockeyspieler wird beim Begriff „Eis“ an etwas ganz anderes denken als ein Eisverkäufer, ganz zu schweigen vom Beruf des Barkeepers (mit oder ohne Eis?). Doch in der heutigen Welt der Informationen ist es unerlässlich, die Begriffe richtig zu interpretieren und zu verstehen.

Informationsfülle
Unternehmen von heute sind mit einer immer größeren und vielleicht überwältigenden Fülle von Informationen konfrontiert. Dieses Übermaß an Begriffen entsteht durch neue Bedürfnisse und Möglichkeiten zur Erstellung und Verbreitung von Informationen über Kontinente und Sprachen hinweg. Extern verlangen Kunden mehr und bessere Informationen in einem immer kürzeren Zeitraum, so dass die Unternehmen noch mehr Informationen erstellen und neue Systeme und Modelle zur Bereitstellung dieser Informationen einrichten müssen. Ein weiterer Veränderungsfaktor ist die Entwicklung neuer Ausgabekanäle, wie etwa Websites, FAQ-Übersichten, Helpdesk-Entscheidungsbäume und Intranets, die neue Prozesse zur Steuerung von Informationen, Qualitätssicherung und Updates erfordern.

Was ist Terminologiemanagement?
Verfahren für Terminologiemanagement variieren von Unternehmen zu Unternehmen, doch sie umfassen im Wesentlichen einen oder mehrere der folgenden Schritte:

	Identifikation, Definition und Erfassung von Terminologie
	Übersetzung und Freigabe von Terminologie
	Verbreitung und Kontrolle mehrsprachiger Terminologie

Fehlendes Terminologiemanagement
Eine allgemeine Folge des fehlenden Terminologiemanagements sind häufige Fauxpas in Verbindung mit Markennamen, wenn kulturelle Aspekte außer Acht gelassen werden. So könnte im englischsprachigen Raum „Fast“ ein Produktname für einen sehr schnellen Regler sein, doch der Marketing-Manager, der diesen Namen erfand, war sich vermutlich nicht darüber im Klaren, dass der englische Begriff „Fast“ im Deutschen „beinahe“ heißt! Und der Likör mit dem Namen „Irish Mist“ kommt auf dem deutschen Markt vielleicht nicht so gut an, da „Mist“ eine andere Bedeutung hat, als mit dem englischen „Mist“ – „Nebel“ beabsichtigt war.
Doch Spaß beiseite: Die Verwirrung in Verbindung mit Ersatzteilen, wenn diese möglicherweise unterschiedliche Namen oder sogar Teilenummern innerhalb eines Unternehmens aufweisen, kann sich auf das Geschäftsergebnis durchaus nachteilig auswirken. Der Frust der Anwender beim Lesen des Benutzerhandbuchs ist direkt proportional zum zukünftigen Entgang von Einnahmen. Auch schlecht verwaltete Übersetzungsprojekte kommen hier ins Spiel, doch oft liegt die Wurzel des Übels bereits in der Erstellung des Ausgangstextes und im fehlenden Terminologiemanagement. Wenn es um die richtige Terminologie geht, muss man unbedingt beim ersten Versuch eine richtige Lösung finden. Die Kosten für die Änderung von Termini oder die nachträgliche Vereinheitlichung von Begriffen sind enorm und wirken sich auf alle Informationen, vom Benutzerhandbuch über das Wartungshandbuch und das Kurzhandbuch bis zur Website und dem Katalog, sowie in unterschiedlichen Medien, wie PDF-Dateien, Ausdrucken, Hilfe-Dateien, Websites oder Datenbanken, aus.
Natürlich vervielfachen sich die Kosten angesichts der Fülle an Informationen und der vielen verschiedenen Bereitstellungsmethoden erheblich. Und dennoch sind dies oft versteckte Kosten, die vom Fehlen eines Terminologiemanagements verdeckt werden. Wie sollte man auch etwas messen, das es gar nicht gibt?

Worin liegen die Vorteile?
Es ist sicher weder die einfachste noch die kostengünstigste Methode, die Terminologie bereits beim ersten Versuch richtig hinzubekommen. Warum sollte man es dann versuchen? Zunächst ermöglicht Terminologiemanagement das globale Branding von Produkten und Botschaften. Wenn eine solche durchgängige Botschaft vermittelt wird, bietet dies dem Unternehmen und den Mitarbeitern Orientierung. Da die gesamte Informationsbasis eines Unternehmens betroffen ist, fördert das Terminologiemanagement eine Kultur der individuellen Verantwortung, da die Mitarbeiter an der Content-Entwicklung beteiligt sind. Darüber hinaus unterstützt es den Prozess der Texterstellung, da sich die Verfasser über die Identifikation und Definition von Begriffen im Klaren sein müssen, und es sorgt für einen Kontrollprozess bei der Terminologie der Ausgangstexte und deren Übersetzung. Dies trägt dazu bei, dass durchgängige Botschaften kommuniziert werden. Terminologiemanagement ermöglicht flexible Projekte innerhalb eines größeren Unternehmens, beispielsweise die Bearbeitung von Terminologieproblemen, die am Helpdesk oder in der Software-Entwicklungsabteilung auftreten. Die Qualität des gesamten Informationsprozesses eines Unternehmens wird überdacht, und insbesondere werden Überlegungen angestellt, wie diese Qualität gemessen werden kann. Es ist verlockend, Unternehmen zu raten, noch einmal bei Null zu beginnen, ein gänzlich neues Terminologiemanagementsystem zu implementieren und seine Abläufe komplett zu ändern. Doch die Realität lehrt uns, dass diese Methode – so gut sie in der Theorie auch klingen mag – in der Praxis nur wenig Anklang finden wird. Rigide, zentral verwaltete Abläufe können den individuellen Bedürfnissen von Ländern, Divisionen oder Personen nicht gerecht werden. Terminologiemanagement ist etwas sehr Komplexes, und der Versuch, ein komplexes Set an Anforderungen mit einer einfachen Lösung zu erfüllen, ist zum Scheitern verurteilt.
Ein erfolgreiches Terminologiemanagement benötigt die Unterstützung der höchsten Management-Ebene sowie eine Reihe sorgfältig ausgewählter Initiativen. Ein Beispiel für ein klug ausgewähltes Projekt ist die Erstellung von selbst verwalteten, mehrsprachigen Terminologiedatenbanken für Helpdesk-Mitarbeiter, in denen sie praktische Terminologie, die im täglichen Kundenkontakt verwendet wird, speichern und abfragen können. Ein anderes Beispiel ist die mehrsprachige Terminologieunterstützung für eine neue Produktmarketingkampagne; wenn diese von Anfang an vorgesehen wird, unterstützt diese die globalen Vertriebsbemühungen sehr effektiv.

Wo liegen die Risiken?
Eine unternehmensweite Methode, die sich gleichzeitig auf die individuellen Bedürfnisse konzentriert, wird gewisse Risiken berücksichtigen müssen, wie etwa die fehlende Annahme des neuen Prozesses oder Systems durch die Endbenutzer, die Auswahl des falschen Software-Tools oder geänderte Geschäftsanforderungen. Es handelt sich dabei um sehr reale Risiken, die vor, während und nach der Implementierung eines neuen Systems durch umfassende Kommunikation adressiert werden müssen. Ob es sich nun um Terminologielisten, ein Workflow-System zur Verwaltung der Terminologieüberprüfung, Texterstellungssysteme oder Übersetzungssoftware handelt – es ist wichtig, dass die Benutzer nicht mit einer Vielzahl von Tools zu tun haben, die Informationen leicht auffindbar sind und Feedback gegeben werden kann. Entscheidend ist, wie sehr das Management und die Terminologieanwender dahinter stehen.

Schwerpunktbereiche
Da Terminologiemanagement den gesamten Informationsprozess jedes Unternehmens einschließt und alle Abteilungen und Divisionen umfasst, gibt es mehrere Bereiche, die berücksichtigt werden wollen. Wenn man sich auf diese Bereiche konzentriert, sind messbare Ergebnisse innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens möglich.

	Unterstützung bei der Texterstellung – Bereitstellung von Regeln und Richtlinien für die Festlegung, was als Begriff definiert werden kann, Erstellung von Definitionen, Angabe von Kontext, Anwendungsbereichen und grammatikalischen Hinweisen
	Kontrollierte Sprache – Erstellung genehmigter Terminologiesammlungen für eine kontrollierte Texterstellung
	Terminologie-Abfragen – Identifikation, Beschreibung und Erfassung in einem System ein- oder mehrsprachiger Terminologiesammlungen
	Review – Rekrutierung von im Zielland ansässigen Prüfern für die Übersetzung von Terminologie und/oder Schulung dieser Prüfer
	Terminologie-Tools – Abhängig von den Anforderungen steht eine breite Palette von Terminologie-Tools zur Auswahl, von Papier und Stift oder Tabellen bis zu integrierten Workflow-Systemen
	Übersetzung – Die Bereitstellung genehmigter Terminologie für die Übersetzer, vorzugsweise in einer Datenbank, die die korrekte Verwendung fördert

Schlussfolgerung
Die Einführung eines Terminologiemanagements wirkt sich bei den meisten Unternehmen sehr positiv aus. Dies fördert die Qualität und die Einbindung aller Beteiligten in den Informationsprozess des Unternehmens. Es kann die Durchlaufzeiten für die Informationserstellung und Übersetzung verkürzen, für eine durchgängige Botschaft in den Bereichen Marketing & Vertrieb sorgen und die Kosten dank optimierter Prozesse, weniger Überarbeitungsaufwand und weniger Anfragen bei den Helpdesk-Mitarbeitern senken. Während der größte Erfolg natürlich dann gegeben ist, wenn dieser Prozess unternehmensweit in Angriff genommen wird, so zeitigen auch individuelle Projekte, die die tatsächlichen Geschäftsprobleme adressieren und lösen, spürbare Erfolge.

Weitere Informationen erhalten Sie telefonisch unter +44 (0)1829 730050 oder per E-Mail. Ansprechpartner: Jill Fifoot, Verkaufs- und Marketingleiterin

Zurück nach oben